A organização de uma empresa é algo fundamental. Se você não sabe onde está, não espere chegar onde você quer. Em ambientes em que o fluxo de trabalho involve diferentes produtos ou clientes e muitas pessoas, é necessário um controle para agilizar a produção, seja ela qual for. Para isso, muitas empresas acabam adotando um quadro branco, envio de emails para uma conta central ou até mesmo ficam só no boca a boca. Se é isso o que está acontecendo em sua empresa, você precisa conhecer o Método Kanban.

Criado pela Toyota, uma das maiores empresas do ramo automobilístico, o método ajudou a empresa em meio a uma crise que arriscava  a falência da Toyota nos anos 50. A solução foi justamente o Kanban, método criado junto com a metodologia Just In Time (imediatamente ou no tempo em justo, em tradução livre), que fez com que o método de produção se agilizasse e crescesse.

A definição de Kanban
Oriunda do japonês, a palavra Kanban quer dizer “sinal visual” ou “cartão”. Estes cartões, diferenciados por cores, significam os diferentes departamentos da sua empresa, ajudando a identificar quem está fazendo o que na produção. Hoje em dia, o método evoluiu: no lugar dos cartões vieram os post-it’s, pequenas notas adesivas coloridas que são vendidas em diversos tamanhos. Esse acompanhamento visual facilita a identificação de qual etapa está com um fluxo mais devagar.

O painel Kanban
Você possui um quadro branco na sua parede? Então imagine ele dividido em três grandes lacunas: Para Executar, Em Andamento e Finalizado. É deste jeito que o Kanban organiza todo o seu processo. Conforme as tarefas vão sendo finalizadas, o post-it é retirado da coluna de Em andamento, por exemplo, e é colocado na lacuna Finalizado. Simples, não? Veja abaixo um exemplo do quadro:



Caso não haja espaço para um quadro em seu escritório ou você prefira o método mais tecnológico, conheça o Trello. Ele funciona na web e possui um app disponível para Android e IOS. Nele, você pode criar um quadro com o método Kanban, adicionando informações importantes nos cartões e dividí-los por etapas. É possível também compartilhar com toda sua equipe, com todos atualizando o quadro ao mesmo tempo, dispensando a troca de emails com planilhas que em poucas horas vão estar desatualizadas. Você pode acessar o Trello aqui.

Depois da primeira semana que você adotar este método, será possível ver onde sua equipe pode melhorar e os resultados aparecerão com o tempo. E ai, vamos tentar?